办公用品管理注意事项

办公用品管理注意事项

1.员工离开本单位，应退回领用的办公用品。

2.办公用品的领用、更换要依照办公用品使用期限一览表，办公用品更换按要求处理，特殊情况要有书面报告。

3.根据工作需要情况，确定各岗位办公用品配备规格一览表，作为办公用品发放的依据。

办公用品管理方式

行政部门不但要负责办公物品的收发，还要负责申请、采购如此琐碎、繁杂，要做好就得要理清各环节之运作，并作好计划、预算工作。并且，此类工作的管理还要视企业规模大小而制定不同的管理方法。

若是一家规模较小的企业，他们对办公物品的使用量不大，故多在公司附近找一家价格合理的供应在厂商，以议定价格方式，签定供应合同。需要物品时，就打个电话由供应商送来，每月与其作一次月结即可，这样好处在于：

1.因供应商较近，故这些易耗品不用存货，随叫随送。只要将一些使用频率较高，如圆珠笔、纸巾等，稍作一些保存，占的寺方不大，一个柜子就可以。

2.文具领用也简单，因人数少，量也少，可采用以旧换新的方式，不过更改前，各部门（单位）还得写申领单，经公司主管签字后，加以统计，叫供应商送来后，便可发放。

3.对于可缴交的物品，如钉书机、打孔机等物品，人员离职后可收回，发给下一任同事使用。

而大中型企业则不同，因为人多、部门多，上述作法应付不了需求，还会遭到不少同事埋怨，可行的方法是：

1.根据往年的用量及费用，作出年度计划及预算，这种预算作业通常在年终进行。

2.设立办公物品保管室，依公司大小，物品多少设保管员1名或2名，保管员既要像物料仓管一样做好收发工作，还要根据业务需要做好账本登记，月、年度的盘点作业。

3.采购人员选择好多家供应商，并控制好价格及品质。

4.主管人员拟订好《办公用品收发一览表》，使办公物品在收发过程中有条有序。

如何用简单的方法去整理文件

先需要了解系统中最容易变得混乱的几个区域，这样你才能开始有针对地整理。在Windows中，通常比较混乱的区域是：桌面（Desktop）我的文档（MyDocuments）系统中用户的文件夹（X:DocumentsandSettingsXXX）个人下载目录(X:Downloads)找到并删除你不再需要的文件使用电脑时间长了以后，有很多文件是你不会再去使用的，把你肯定不再使用的文件删除掉。把通用的文件寄存在1个大的目录例如，使用“我的文档”，或自己新建1个文件夹，把所有同类的文件和文件夹放在这1个大的文件夹内。这样方便备份和查找。创建其他1些目录分类寄存文件根据自己使用的习惯和要求，创建1些成心义的目录，这些目录分别寄存相应分类的文件（夹）。例如，你可以在磁盘根目录或某1个总的文件夹内，再创建“工作”、“个人”、“朋友”、“家庭”等分类。你也能够依照日期和时间，相干的人、活动事件，文件类型，地点等等分类。只要让目录看起来更容易辨认，方便你找到便可。创建子目录公道寄存文件在已分好类的文件夹中，如果文件还是很多的情况下，要尽可能根据文件的属性，创建1些子目录，然后把相干的文件分别寄存到子目录中。创建子目录要注意的问题是，不要创建层次很深的目录结构，这样反而会使查找更困难。对整理的文件进行排序有的时候，你的文件名多是1些毫无意义的名字，例如，你从网上下载的歌曲名称，有时候会是1些毫无意义的数字。通过排序和重命名，重新整理文件夹中的文件，使他们看起来更整洁，1目了然。

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